こんにちは、くらともです。
今日は、病棟で働いていると一度はぶつかる「時間の使い方」の話をしたいと思います。
- 😭「やることが多すぎて、何から手をつければいいか分からない」
- 😭「毎日忙しいのに、いつまでも仕事が減らない」
- 😭「新人指導や業務改善をしたいけど、その時間がない」
こんな悩み、ありませんか?私自身、現場に出はじめた頃は「目の前のことを片付けるだけで精一杯」でした。気づけばその日の業務が終わり、明日もまた同じ忙しさが待っている…。
そんな毎日を変えるきっかけになったのが、「4象限」という時間管理の考え方です。今日はこの4象限を、病棟で働く看護助手の日常に置き換えながら一緒に見ていきましょう。
仕事の優先順位、なんとなく決めていませんか?
「今、これをしておいた方がいい」「これは後回しでも大丈夫」「明日は忙しそうだから、今日のうちにやっておこう」
こんなふうに、経験や直感で判断している方は多いと思います。それで上手くまわる時もあるんですが、困るのは他の人と価値観がズレた時。
「あの人、なんでこれを後回しにするんだろう」「私ならまずこっちをやるのに」
そんなすれ違いから、「あの人は仕事ができない」と評価されてしまうこともあります。これって、本当はやり方が違うだけなのに、もったいないですよね。
そんな時に役立つのが、今日ご紹介する「4象限」。共通言語として持っておくと、自分の頭の整理にも、職場での話し合いにも使えます。
「4象限」とは?重要度と緊急度で仕事を分ける
4象限は、もともと『7つの習慣』という本で有名になった時間管理のフレームワークです。仕事を「重要度」と「緊急度」の2つの軸で4つに分けて考えます。
| 緊急度 高 | 緊急度 低 | |
|---|---|---|
| 重要度 高 | 🔥 第1象限 すぐ対応すべき仕事 | 🌱 第2象限 未来を楽にする仕事 |
| 重要度 低 | 📞 第3象限 急ぎだけど大事じゃない仕事 | 💤 第4象限 やらなくてもいいこと |
言葉だけだとピンとこないので、病棟看護助手の日常に当てはめてみますね。
病棟の1日を「4象限」に分けてみる
| 象限 | 性質 | 病棟看護助手の具体例 |
|---|---|---|
| 🔥 第1象限 | 重要+緊急 | 転倒した患者さんの対応、急変時の応援、ナースコールの対応、急な欠員フォロー、ご家族からのクレーム対応 |
| 🌱 第2象限 | 重要+非緊急 | 新人へのOJT、業務マニュアルの整備、物品配置の見直し、勉強会への参加、自分の体調管理 |
| 📞 第3象限 | 非重要+緊急 | 誰でもできる雑用の押し付け、長引く立ち話、目的の不明な確認電話、形だけの会議 |
| 💤 第4象限 | 非重要+非緊急 | 休憩中ずっとSNSを眺める、何度も同じ場所を点検する、不要な書類の作り直し |
どうですか?あなたの1日は、どの象限の仕事で埋まっていますか?
多くの人は、第1象限と第3象限でクタクタになっています。「忙しい忙しい」と言いながら、後で振り返ってみると第2象限の仕事はほとんどできていない。これが、ずっと忙しさが終わらない最大の原因なんです。
なぜ「第2象限」が一番大事なのか
第2象限は「重要だけど、今すぐじゃなくていい仕事」。新人指導も、業務改善も、自己学習も、健康管理もここに入ります。
たとえばこんなイメージで考えてみてください👇
🔥 火事が起きてから水をかけるのが、第1象限の仕事。
🌱 火事が起こらないように、火の元を整えるのが、第2象限の仕事。
火事(=トラブル)に追われ続ける毎日と、火事が起きにくい環境を作っていく毎日。同じ仕事量でも、後者の方がずっとラクで、職場の雰囲気も穏やかになります。
病棟で言うと、こんな循環が起きていませんか?
- 新人がミスをする → 先輩がイライラする → 「なんでこんなこともできないの😡」と怒る
- 同じ問題が繰り返し起きる → でも「時間がない」と言って、誰も改善しない
- 結果、忙しさがずっと続く…
これ、まさに「火事に水をかけ続けている状態」です。新人指導や業務改善という第2象限の仕事に少しだけ時間を回せれば、この負の循環は確実に変わります。
- ✅ 新人にしっかり教える → 仕事を任せられるようになる → 自分の負担が減る😊
- ✅ 業務マニュアルを整備する → 誰がやっても同じ手順 → 無駄な確認や手戻りが減る😊
- ✅ 物品の配置を見直す → 探し物の時間がなくなる → 毎日の小さなストレスが消える😊
「第2象限」が後回しにされる本当の理由
こんなに大事な第2象限なのに、現場ではいつも後回しになります。なぜでしょう?私が思う理由は3つです。
理由①:すぐに結果が見えない
新人指導も業務改善も、やったその日に成果は出ません。1か月、3か月、半年経ってようやく「あ、楽になったかも」と気づくくらい。だから「今やる意味」を感じにくいんです。
理由②:誰もやらないから、自分もやりたくない
「なんで私だけ?」という気持ちは、職場で一番モチベーションを削ります。周りが第1象限の仕事ばかりしていると、第2象限に手を出すのが「お人好し」みたいに感じてしまうんですよね。
理由③:やらなくても、なんとかなる
第2象限の仕事は「やらなくても、今日はなんとかなる」のが厄介なところ。今日はなんとかなる、明日もなんとかなる、そうやって1年が過ぎる頃には、職場は何も変わっていません。
今日から始める「第2象限ワーク」3ステップ
理屈は分かった。でも、どうすれば第2象限に時間を使えるの?
難しく考えなくて大丈夫です。まずはこの3ステップを試してみてください。
ステップ① 自分の1日を象限に分けてみる
まずは「現状把握」から。今日1日にやった仕事を、紙に書き出して4つの象限に振り分けてみます。
たぶん、第1象限と第3象限ばかりになるはず。それでOK。「なるほど、自分はここで時間を使っているんだ」と気づくのが大事です。
ステップ② 第2象限から「1つだけ」選ぶ
いきなり全部やろうとしないで、1つだけ選びます。例えば…
- 「新人さんに、配膳の流れを15分だけ丁寧に教える」
- 「ナースステーションの物品の場所を1か所だけ整える」
- 「自分の休憩時間を、ちゃんと座って取る」
これくらい小さくていいんです。「やった」という手応えがあることが何より大事です。
ステップ③ 第3象限を「断る・減らす」
第2象限の時間を作るには、何かを減らすしかありません。狙い目は第3象限(緊急だけど重要じゃない仕事)です。
- 「その確認、後でまとめてやってもいいですか?」
- 「この立ち話、5分で終わらせましょうか」
- 「このチェック、本当に毎日いりますか?」
いきなり大胆に断る必要はありません。小さく一言添えるだけでも、確実に時間は生まれます。
まとめ:火を消すより、火を出さない働き方へ
- ✔ 仕事は「重要度」と「緊急度」の2軸で4象限に分けられる
- ✔ 多くの人は第1・第3象限に振り回されてヘトヘトになっている
- ✔ 未来を楽にしたいなら、第2象限の仕事を1つだけ始めてみる
- ✔ そのための時間は、第3象限を減らすことで生み出せる
💡 「火を消す働き方」から、「火を出さない働き方」へ。これが、4象限の一番大事なメッセージです。
「忙しいからこそ、時間の使い方を見直してみる」。矛盾しているように聞こえるかもしれませんが、忙しい人ほど第2象限が必要なんです。
📚 これから書きたい「4象限シリーズ」
この記事はシリーズの導入編です。これから、現場での具体的な事例や研修で使えるワークを少しずつ書いていく予定です。
- 🌱 第2象限事例①:新人教育に時間を使ったら、半年後どうなったか
- 🌱 第2象限事例②:物品配置を見直したら、探し物時間がどう変わったか
- 🌱 第2象限事例③:自分の体調管理を優先したら、仕事の質はどう変わったか
- 🌱 研修向けワーク:1日の業務を4象限に振り分けるグループワーク
- 🌱 第3象限を断る練習:角を立てない言い回し集
「うちの現場でもこんな例があるよ」というエピソードがあれば、ぜひコメントで教えてください。記事のヒントにさせていただきます😊
それでは、また次の記事でお会いしましょう。
くらとも
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