「やることが多すぎて、何から手をつければいいか分からない😭」
「毎日忙しいのに、いつまでも仕事が減らない😭」
「新人指導や業務改善をしたいけど、時間がない😭」
こんな悩みを抱えていませんか？
仕事の優先順位を決めるのは簡単そうに見えて、実はとても難しいもの。
効率よく働くには、「どの仕事に時間を使うべきか」を考える習慣をつけることが大切です。
そこで今回は、「4象限」を活用して、忙しさに振り回されず、未来を楽にする働き方を考えてみましょう！
仕事の優先順位、どうやって決める？
「今、何を優先すべきか？」
「この仕事は今やるべき？」
仕事の優先順位を考えるとき、迷ってしまうことはありませんか？
私自身も、「とりあえず目の前のことを片付ける」ようなやり方になりがちです。
✅ 「今、これをしておいた方がいい」
✅ 「これは後回しでも大丈夫」
✅ 「明日は忙しそうだから、今日のうちにやっておこう」
こんなふうに、なんとなく経験や直感で判断していませんか？
この方法がうまくいくこともありますが、他人と価値観がズレると「非効率だ」と批判される原因にもなります。
仕事の進め方は人それぞれですが、「効率が悪い」と思われるのは避けたいですよね。
そんなときに役立つのが、「4象限」の考え方です。
「4象限」で考える時間の使い方
4象限とは？
4象限とは、仕事の優先順位を「重要度」と「緊急度」で分類するフレームワークです。
| 象限 | 内容 | 具体例 |
| 第1象限（重要＋緊急） | すぐに対応が必要な仕事 | 突然の設備故障対応、急な欠員での人手不足、クレーム対応 |
| 第2象限（重要＋非緊急） | 未来のためにやる仕事 | 後輩指導、業務改善、知識の勉強 |
| 第3象限（緊急＋非重要） | 重要ではないが急ぎの仕事 | 不要な会議、後回しにできる仕事 |
| 第4象限（非緊急＋非重要） | やらなくてもいいこと | 無駄な雑談、今しなくてもいいチェック業務 |
この4つの枠組みを意識すると、仕事に対する考え方が変わります。
特に、「第2象限（重要＋非緊急）」の仕事を増やすことが、業務効率化のカギになります。
「第2象限」に時間を使う意識を持つ
💡 未来を楽にする仕事とは？
「火事が起きてから水をかける」より、「火事が起こらないように準備する」ほうが楽ですよね。
これと同じで、「その場しのぎの対応」ばかりしていると、いつまでも忙しさが続いてしまいます。
📌 病院・介護現場の日常で考えると… ⚠️
「第1象限（重要＋緊急）」ばかりに振り回されると、こんな問題が起こります。
- 新人がミスをする → 先輩がイライラする → 「なんでこんなこともできないんだ😡」と怒る
- いつも同じ問題が起きる → でも「時間がない」と言って、改善しない
- その結果、忙しさがずっと続く…
💡 これは、ずっと「火事が起きてから水をかける」状態！
✅「第2象限（重要＋非緊急）」の仕事を増やすと…
- 後輩指導をしっかりする → 新人が育ち、仕事を分担できる！😆
- 業務改善をする → 無駄な手間が減り、毎日が楽になる！😆
「第2象限」の仕事を増やすための工夫
📌 なぜ「第2象限」の仕事が嫌がられるのか？
❌ すぐに結果が見えない → 「今すぐ楽になるわけじゃないから、後回しにしたい」
❌ 誰もやらないから、自分もやりたくない → 「なんで私だけ？」
❌ 「やらなくても、なんとかなる」 → 「面倒だし、いつも通りでいいや」
✅ 解決策：どうすれば「第2象限」の仕事をやる気になる？ 💡
「今は面倒だけど、未来が楽になる」と理解する
💡 「自分のためにもなる」と気づく
💡 「小さな達成感」を感じられる仕組みにする
「第2象限」の仕事を増やすワーク
1️⃣ 自分の仕事を整理する
- 「今、時間を使っている仕事」はどの象限に入るか考える
- 「第1象限」を減らして、「第2象限」を増やす方法を探す
2️⃣ 「第2象限」の仕事を1つ決めて、1週間試してみる
- 例：「新人に1つの仕事をしっかり教える」
- 例：「業務マニュアルを作成する」
3️⃣ 「第1象限」の仕事を減らす方法を考える
- 「この業務、本当に今やる必要がある？」
- 「誰かと協力して効率化できる？」
まとめ：「未来を楽にする仕事」に時間を使おう！
✅ 「火事が起きてから水をかける」より、「火事を防ぐ準備」をする方が楽！
✅ 最初は手間でも、「やらないと、ずっと忙しいまま」
✅ 「第2象限」に時間を使うことで、仕事の負担が減り、職場環境も良くなる！
💡 「今は面倒でも、未来の自分を助けるためにやる」 → この意識が大切！
💡 「忙しいからこそ、時間の使い方を見直してみよう！」
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